Ambito funzionale

Hedera è il prodotto Exelis per la vendita della pubblicità multicanale (carta, radio, TV, mezzi digitali e outdoor), si tratta di una soluzione verticale del ERP Mago4 di Zucchetti. Il prodotto si compone di funzionalità per il settore delle media company e in particolare consente di gestire gli aspetti commerciali, amministrativi e contabili del processo di vendita.

Hedera si occupa della gestione e dell’acquisizione dei dati anagrafici del cliente, della gestione dei documenti che attestano l’avvenuta vendita del servizio a un cliente; nello specifico: la stipula del contratto, l’emissione della fattura di vendita e l’invio dei contenuti ai sistemi editoriali.

Hedera risponde alle esigenze di vendita della pubblicità attraverso la possibilità di definire una struttura commerciale gerarchica, in particolare una rete di agenti distribuiti a livello territoriale e specializzati in settori merceologici in base al mezzo di comunicazione o ai poli (gruppi di mezzi) e ai prodotti. Gli agenti sono dedicati al rapporto diretto con il cliente tramite la definizione di un portafoglio, la configurazione di obiettivi di vendita e logiche provvigionali per l’attribuzione del compenso agli agenti.

Hedera può essere abbinato ad altri prodotti per la gestione dei bacini, in modo da verificarne in tempo reale la disponibilità di pubblicazione.

Principali caratteristiche

Vendita della pubblicità

Per la gestione della pubblicità, Hedera riporta le seguenti caratteristiche.

Pubblicità commerciale - annunci a spazio o “tabellare” per cui è prevista una trattativa commerciale tra cliente e rete vendita. Per pubblicità “tabellare” si intende qualsiasi messaggio diffuso in modo specifico, occupando uno “spazio” su media, quali stampa, radio, televisione, internet, regolato da tariffe.
La pubblicità tabellare viene proposta in vari formati pubblicitari con le peculiarità specifiche del singolo mezzo di divulgazione. Per alcuni mezzi è possibile offrire spazi personalizzati (vendita a modulo) su richiesta del cliente.

In aggiunta alla classica pubblicità a spazio possono essere previsti:

- Iniziative speciali, i clienti possono acquistare spazi per la pubblicità a sfondo tematico. Sono aree dedicate del mezzo e, nel caso della stampa, possono essere le pagine centrali del giornale oppure un inserto in cui viene raccolta la pubblicità a tema (geografico o di settore) di tutti i clienti interessati.

- Pacchetti commerciali, i clienti possono acquistare una soluzione completa di servizi pubblicitari diversificati eventualmente per mezzo e prodotto (tipo di pubblicità). La soluzione prevede una valorizzazione economica a “corpo”, cioè senza avere evidenza del singolo costo della pubblicità sui vari mezzi.

- Pubblicità collettiva, i clienti appartenenti allo stesso settore o con un fine comune acquistano insieme uno spazio pubblicitario per diffondere mediante i mezzi prescelti un loro servizio e/o prodotto. L’iniziativa si concretizza nella creazione e pubblicazione di un unico materiale pubblicitario e nella ripartizione del costo di acquisto tra i vari clienti, ognuno in base alle proprie esigenze di investimento (accordi tra i vari clienti partecipanti).

Piccola pubblicità - annunci economici, necrologie, piccoli spazi pubblicitari, ossia tutto ciò che in genere arriva dalle richieste di clienti privati o da clienti per i quali non è prevista una trattativa commerciale da parte di una rete vendita. Abbinando ad Hedera il prodotto Exelis Lilium è possibile gestire per questa pubblicità non solo la parte di contratto ma anche l’acquisizione dei contenuti.
Pubblicità esterna - annunci di cartellonistica, manifesti ecc.
Agenzia di pubblicità - Definizione del compenso dell’agenzia che si occupa per conto del proprio cliente della campagna pubblicitaria. La realizzazione del progetto viene affidata alle agenzie di pubblicità che seguono il loro cliente e che hanno il mandato per identificare l’idea creativa, la sua progettazione (strategia di comunicazione, testi e visualizzazione dei messaggi) e la sua diffusione sui vari mezzi.
L’Agenzia conduce le trattative con le concessionarie dei mezzi per conto del proprio cliente che le ha conferito il mandato per la stipulazione dei contratti. La gestione del compenso all’agenzia assume di regola la forma di commissione o sconto agenzia in fattura.
Organizzazione gerarchica della rete vendita e logiche provvigionali - Configurazione della rete di vendita e delle relazioni tra gli agenti e i coordinatori di persone e di prodotto. Definizione dei mandati di vendita, delle regole per l’assegnazione delle provvigioni per mezzo/prodotto e dell’attribuzione dei portafogli clienti. La rete vendita è composta di agenti dedicati al rapporto diretto con i clienti e di agenti che interagiscono con le agenzie e i centri media.
Contratti a scalare- Definizione dei contratti a scalare con l’inserimento di righe contratto e delle pubblicazioni collegate fino al raggiungimento delle soglie impostate nella riga di contratto.
La riga di contratto si compone di prodotti, quantità e importi predefiniti.
La vendita della pubblicità o dei servizi collegati viene attivata tramite la stipula di un contratto.
Il contratto può essere inserito in base a delle configurazioni sia dalla rete di vendita (agente, coordinatore, ispettore ecc.) oppure da un ufficio preposto al caricamento contratti.
Contratti con workflow autorizzativo - Configurazione di un processo di autorizzazioni a due livelli, commerciale e amministrativo, dei contenuti del contratto. L’agente incaricato della vendita degli spazi pubblicitari può applicare un prezzo inferiore rispetto al listino in accordo con la direzione commerciale e mai al di sotto di una certa soglia (spesso identificabile con i costi medi di vendita), il workflow autorizzativo può essere utile per visionare il processo di vendita da parte della direzione.
Stampe - Configurazione di un ampio numero di stampe per elaborare preventivi, contratti e analizzare i contenuti di pubblicato e fatturato e provvigionali.

Anagrafiche principali

Anagrafiche addetto - Configurazione di ogni figura abilitata a operare in Hedera. Ogni addetto deve essere configurato affinché possa utilizzare il sistema negli ambiti di propria competenza.
Anagrafiche articolo - Configurazione del articolo che si compone di tutte le informazioni necessarie all’identificazione della pubblicità in termini di mezzo (testata/edizione), di classificazione della pubblicità (tabellare, speciale ecc.), di formato. L’articolo è il servizio di pubblicità che può essere venduto.
Pacchetto commerciale - Configurazione di un pacchetto composto da un numero variabile di articoli semplici con logiche di ripartizione predefinite, in particolare relative alla redditività. Il pacchetto è un insieme di servizi di pubblicità che possono essere venduti in un’unica soluzione.
Anagrafiche clienti - Anagrafiche complete di tutti i dati necessari alla fatturazione elettronica e alla gestione di soggetti con più sedi.
Gestione del credito - Insieme delle azioni che le concessionarie attuano per assicurarsi i pagamenti dei clienti entro i termini stabiliti. Il prodotto supporta la configurazione di metodi di prevenzione e di monitoraggio del rischio di credito; in particolare si tratta di procedure finalizzate alla valutazione del rischio in fase di vendita e della solvibilità del cliente. Allo stesso modo, quando il cliente è insolvente, il prodotto deve consentire la definizione delle azioni necessarie per contattare il cliente, comprendere il motivo del mancato pagamento, risolvere eventuali problemi ed eventualmente concordare un piano di rientro per il cliente in difficoltà finanziarie. Le figure che utilizzano e gestiscono queste informazioni possono essere molteplici, può essere un ufficio preposto al recupero crediti, può essere un ufficio preposto alla vendita, possono essere gli agenti stessi che fanno azioni di recupero del credito presso i clienti del proprio portafoglio, può essere l’ufficio amministrativo che si occupa della fatturazione e/o della registrazione degli incassi. Hedera gestisce lo stato del credito del cliente, stabilisce il grado di insolvenza del cliente o di affidabilità.
Tipo di rischio di credito:
- Rischio di insolvenza, il cliente non può far fronte al pagamento.
- Rischio di ritardi di pagamento, il cliente non riesce a ottemperare nei termini di pagamento stabiliti (alla scadenza della fattura).
Obiettivo:
- Prevenire e monitorare i ritardi di pagamento o le insolvenze.
- Intervenire in modo tempestivo ed efficace su clienti critici.
Modalità:
- Valutazione iniziale dei clienti, seguita da aggiornamenti regolari per la definizione dello stato del credito o classe di rischio.
- Controllo continuo dell’esposizione del rischio verso il cliente.
Gestione dello stato del credito - Lo stato del credito può essere aggiornato in automatico in funzione delle regole e delle logiche definite nella gestione del credito di Hedera, ma può essere anche valorizzato da sorgenti esterne o manualmente da operatore. Allo stato del credito si associano delle azioni che possono essere configurate in merito a opportuni avvisi e blocchi a più livelli commerciali, amministrativi e contabili del processo di vendita.
Anagrafica Agenti - Configurazione dell’agente che riceve l’incarico (“mandato di vendita”) di promuovere prodotti e servizi in una determinata zona geografica.
Anagrafica Mandato - Configurazione del mandato di vendita rispetto al mezzo di comunicazione, ai poli (gruppi di mezzi), ai prodotti, al livello territoriale e/o ai clienti.
Anagrafica Provvigioni - Definizione dei compensi a percentuale da corrispondere agli agenti. Il compenso è calcolato in proporzione al fatturato acquisito e agli obiettivi raggiunti. Le provvigioni possono essere differenziate in base al mezzo di comunicazione, ai poli (gruppi di mezzi), ai prodotti, al livello territoriale. Se indicato, le provvigioni possono essere diversificate a seconda che l’agente abbia un rapporto diretto con un cliente o con un’agenzia. Le provvigioni attribuibili sono distinte in “standard” e “ridotta”. La provvigione ridotta viene applicata nei casi in cui sia necessario riconoscere a più agenti una provvigione sulla stessa vendita, in funzione della struttura della rete di vendita della concessionaria.
Anagrafica Portafoglio clienti - Configurazione del portafoglio clienti e assegnazione dello stesso agli agenti. Una corretta gestione del proprio portafoglio permette alla forza vendita di creare nuove opportunità di vendita dei servizi proposti dalla concessionaria e allo stesso tempo permette alla direzione commerciale di monitorare l’andamento delle vendite e attuare nuove strategie commerciali, più mirate alla profilazione dei propri clienti.

Listini

Listini commerciali - Definizione dei listini commerciali per articolo. La vendita degli spazi pubblicitari ha un prezzo, la definizione del prezzo di listino varia generalmente in base al mezzo e all’interno dello stesso mezzo in base al prodotto di pubblicità, in base al formato della pubblicità, al periodo di pubblicazione ed eventuali altri elementi.
Spese - Definizione di quattro tipologie di spese relative a diritti fissi, impaginazione e uscite.

Fatturazione

Hedera prevede per la gestione della fatturazione, le seguenti caratteristiche:

Fatturazione parametrica - A seguito dell’erogazione di un servizio richiesto dal cliente, Hedera supporta l’emissione della fattura, tramite cui si richiede al cliente la riscossione del valore economico del servizio stesso. Il modulo di fatturazione di Hedera, ha lo scopo di automatizzare e centralizzare l’acquisizione dei servizi di pubblicità programmati nel contratto di vendita o delle sue rateizzazioni (valore economico delle singole rate), generalmente per mese di competenza di fatturazione. Il modulo si compone di una serie di parametri che precedono l’elaborazione, in particolare il modulo è un configuratore articolato in più passaggi, quindi guidato, per arrivare a ottenere la generazione delle fatture, secondo l’esigenza della concessionaria. Le tipologie di documenti fiscali più comuni nell’ambito della vendita della pubblicità sono la fattura immediata, la fattura differita, le note di variazione, che a loro volta si distinguono in note di credito e note di debito.
Fattura immediata - Deve essere emessa e consegnata al cliente lo stesso giorno di effettuazione della vendita o prestazione del servizio, contestualmente avviene anche l’incasso.
Fattura differita - Viene utilizzata a fine mese o con una frequenza periodica (settimanale, ogni 15 giorni, mensile), questo permette di avere, per ogni cliente se possibile, una sola fattura riepilogativa a fronte di più servizi erogati generalmente nel mese di fatturazione. Sono spesso applicate regole di accorpamento per identificare i servizi che possono essere annegati in un singolo documento. La fattura differita fa spesso riferimento ai servizi di pubblicità effettivamente erogati nel mese o nel periodo di competenza della fatturazione. Nello specifico una delle regole per l’emissione di queste fatture è la data di pubblicazione, ovvero la data in cui è stata pianificata l’uscita della pubblicità. In taluni casi, prima dell’emissione della fattura, la concessionaria effettua una serie di controlli (spunta di pubblicazione) che attestino la reale uscita della pubblicità sul mezzo prescelto. Questa modalità di fatturazione viene identificata spesso come “fatturazione del pubblicato”.
Fattura per cambio merce - Si basa su un concetto di scambio diretto di beni e servizi senza l’utilizzo di denaro (ricavi o costi). In particolare il cliente, concede alla concessionaria dei servizi e/o beni (in qualità di fornitore), in cambio dei quali ottiene a sua volta degli spazi pubblicitari destinati alla pubblicazione della propria pubblicità. Entrambe le parti emettono delle fatture a compensazione di questo scambio.
Fattura a rate fisse - Si basa sulla suddivisione in rate con frequenza periodica (spesso mensile), dell’intero valore della fornitura dei servizi richiesti dal cliente alla stipula del contratto. Il numero di rate è variabile e dipende dagli accordi tra cliente e concessionaria, in genere la competenza di fatturazione dell’ultima rata non deve andare oltre la scadenza del contratto e possibilmente non oltre l’ultima data di programmazione degli spazi pubblicitari. Il valore economico di ogni rata generalmente è sempre lo stesso, ma a volte può essere diverso. Al momento dell’emissione della fattura di una rata è possibile che il valore economico dei servizi di pubblicità erogati nel periodo di fatturazione sia superiore oppure inferiore al valore della rata stessa.
Nota di credito -Lo storno parziale o totale di quanto riportato in fattura può essere applicato per rettificare errori o fraintendimenti di varia natura tra la concessionaria e il cliente. Le casistiche principali che possono portare a una nota credito possono essere una mancata pubblicazione, un errore relativo alla base imponibile del servizio o dell’imposta (di solito in misura superiore al dovuto), un materiale di pubblicità pubblicato in modo non conforme a quanto richiesto dal cliente, uno sconto concordato tra le parti in fase di stipula del contratto che non è stato applicato, ...
Nota di debito - Viene emessa a seguito di accertamenti sui contenuti della fattura di origine, nella quale sono presenti errori di solito relativi a una base imponibile del servizio o dell’imposta, in misura inferiore al dovuto.
Fattura Elettronica - Verso la Pubblica Amministrazione (FatturaPA) e tra i privati (B2B). La fattura elettronica è una fattura in formato digitale, che dev’essere fatta secondo standard precisi (formato XML), ricevere e trasmettere via Sistema di interscambio (SDI). Questa modalità di invio e ricezione rappresenta una delle due caratteristiche che la differenziano dalla comune fattura cartacea. Hedera per la produzione della fattura in formato digitale e per la sua trasmissione si avvale del Digital Hub/Zucchetti che nasce come integrazione nativa al processo di fatturazione di Hedera. Digital Hub prevede un servizio di fatturazione elettronica attiva che consente di gestire l’intero processo di trasmissione delle fatture elettroniche ai clienti, attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SDI), e i relativi flussi di ritorno. Tutto il processo viene attivato e configurato direttamente dalle funzionalità di Hedera.

Reportistica

La Reportistica si compone di un ampio numero di stampe, di seguito sono indicate alcune tra le più richieste:

Listino di pubblicazione - elenco delle pubblicazioni, può essere utilizzato come controllo prima dell’impaginazione per vedere ciò che sarà pubblicato.
Listino di pubblicazione prezzato - elenco delle pubblicazioni con relativo prezzo, può essere utilizzato come controllo commerciale per vedere ciò che sarà pubblicato e il suo valore economico.
Stampa contratto - modulo della rappresentazione dei contenuti del contratto stipulato, può essere veicolato al cliente.
Lista contratti - l’elenco dei contratti inseriti e ordinati per Filiale, Stato Commerciale, Agente e Data Contratto.
Lista Fatturato - elenco di dettaglio delle pubblicazioni o delle rate fatturate per periodo di fatturazione, per agente, per filiale.
Lista Fatture - elenco dei documenti fiscali emessi per periodo di fatturazione, per registro IVA, per numero documento.
Stampa fattura - modulo della rappresentazione dei contenuti della fattura, può essere veicolato al cliente come copia cortesia.
Estratto Provvigioni Agente - elenco dei valori provvigionali per periodo di fatturazione, per filiale, agente, polo, coordinatore e ispettore.
Estratti conto provvigioni agente - estratto conto per agente per anno, mese. L’estratto conto si compone delle informazioni relative agli acconti ricevuti, al valore del fatturato prodotto, al valore provvigionale acquisito e maturato e ai relativi saldi.
Analisi Crediti dei clienti a breve/medio termine per Agente - analisi della posizione creditoria del cliente in particolare del credito scaduto e del credito in scadenza. L’analisi può essere definita per agente, cliente o stato credito e periodo temporale.

Integrazioni

Lilium - Prodotto per la vendita della classificata (economici e necrologie), nasce integrato con Hedera per il trasferimento di anagrafiche clienti, contratti e per la gestione della fatturazione.
Cydonia - Prodotto per la gestione dei materiali, nasce integrato con Hedera.
Tilia - Prodotto per la gestione del timone pubblicitario, nasce integrato con Hedera
Aster - Prodotto per la gestione del palinsesto pubblicitario, nasce integrato con Hedera.
Sistemi editoriali - Predisposizione all’integrazione con diversi sistemi editoriali per l’esportazione di pubblicità tabellare.
Zucchetti Digital Hub -Servizio Zucchetti integrato con Mago4 che digitalizza completamente il processo di fatturazione: generazione della fattura elettronica, invio allo Sdi, ricezione e conservazione digitale.